Datenschutzerklärung

Stand: 18. Oktober 2026

Hier erfährst du, welche personenbezogenen Daten „Track deinen Einsatz“ verarbeitet, wofür und wie lange. Die Anwendung kommt ohne Werbung, Tracking und Analyse-Tools aus.

1. Wer ist verantwortlich?

Verantwortlich für diese Website, das Kontaktformular, die Kundenverwaltung und die Abrechnung ist:

Yannik Blees
Friedel-Heintz-Str. 2a
66386 St. Ingbert
E-Mail: info@trackdeineneinsatz.de

Daten der Einsatzkräfte: Die Daten, die Mitglieder einer Feuerwehr in der Anwendung erfassen (Einsätze, Dienste, Atemschutz, Qualifikationen), verarbeiten wir im Auftrag der jeweiligen Feuerwehr bzw. ihres Trägers (in der Regel die Gemeinde oder Stadt). Für diese Daten ist die Feuerwehr Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Wir sind Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und verarbeiten die Daten nur nach ihren Weisungen (siehe Auftragsverarbeitungsvertrag). Anfragen zu diesen Daten richtest du am besten direkt an deine Feuerwehr. Wir leiten Anfragen, die bei uns eingehen, an sie weiter.

2. Hosting und Server-Protokolle

Die Anwendung läuft auf Servern von: EmeraldHost UG (haftungsbeschränkt), Kurfürstenstraße 10 in 50678 Köln.

Beim Aufruf jeder Seite verarbeitet der Webserver technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browser und Betriebssystem. Das ist nötig, um die Seite auszuliefern und Angriffe abzuwehren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

3. Cookies und Speicherung auf deinem Gerät

• Sitzungs-Cookie (PHPSESSID): hält dich angemeldet und schützt Formulare vor Missbrauch (CSRF-Schutz). Er wird beim Schließen des Browsers bzw. beim Abmelden gelöscht.
• Design-Einstellung (hell/dunkel) im lokalen Speicher deines Browsers.
• Offline-Modus: Bereits besuchte Seiten werden im Browser zwischengespeichert. Berichte, die ohne Netz eingegeben wurden, bleiben bis zum Nachsenden auf dem Gerät.

Diese Speicherungen sind für die Funktion unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Einwilligung ist dafür nicht nötig. Beim Abmelden löscht der Server Zwischenspeicher und Offline-Daten auf deinem Gerät.

4. Benutzerkonto

Für ein Konto speichern wir: Vor- und Nachname, Benutzername, optional Anzeigename und Telefonnummer, das Passwort (nur als sicherer Hash), die Zuordnung zu Feuerwehr und Löschbezirk sowie Gruppen und Rechte. Neue Mitglieder kommen über einen Einladungslink ihrer Feuerwehr dazu.

Rechtsgrundlage ist die Nutzung der Anwendung durch deine Feuerwehr (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. e DSGVO in Verbindung mit dem jeweiligen Landesrecht). Das Konto bleibt bestehen, bis deine Feuerwehr es löscht.

5. Einsätze, Dienste und Veranstaltungen

Gespeichert werden deine Teilnahme an Einsätzen (anwesend, Bereitschaft oder abwesend mit Grund), Fahrzeug, Funktion und Einsatzleitung, Dienste, Lehrgänge und Veranstaltungen mit Dauer sowie die daraus berechneten Aufwandsentschädigungen. Einsätze selbst (Stichwort, Zeit, Ort) stammen aus den öffentlichen Einsatzberichten der Feuerwehren oder werden von ihnen eingetragen.

Als Abwesenheitsgrund kann z. B. „krank“ ausgewählt werden. Gründe wie dieser sind Gesundheitsangaben. Sie sind nur für Personen sichtbar, denen deine Feuerwehr die entsprechenden Rechte gegeben hat, z. B. Führungskräften deines Löschbezirks.

6. Atemschutz und Qualifikationen

Für den Atemschutznachweis nach FwDV 7 speichern wir das Datum der arbeitsmedizinischen Untersuchung (G26.3) und ihre Gültigkeit, Belastungsübungen sowie Einsätze und Übungen unter Atemschutz mit Tragezeit. Daraus berechnet die Anwendung, ob du einsatzbereit bist. Befunde oder Diagnosen werden nicht gespeichert. Die Angabe zur Untersuchung gehört trotzdem zu den Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO). Sie wird nur verarbeitet, soweit das für den Einsatzdienst erforderlich ist (Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit dem Arbeits- und Feuerwehrrecht). Wer keinen Atemschutz-Lehrgang hat, kann den Bereich im Profil ausblenden.

Lehrgänge und Qualifikationen werden mit Datum und ggf. Ablaufdatum gespeichert. Die Anwendung nutzt sie, um Funktionen auf dem Fahrzeug nur qualifizierten Mitgliedern anzubieten und an ablaufende Fristen zu erinnern.

7. Sicherheit, Sitzungen und Protokolle

• Aktive Sitzungen: IP-Adresse, Browserkennung, Anmeldezeit und letzte Aktivität. Sie werden gelöscht, sobald du dich abmeldest oder die Sitzung abläuft.
• System-Protokoll: Anmeldungen, fehlgeschlagene Anmeldeversuche und Änderungen werden mit Benutzer, Zeitpunkt und IP-Adresse protokolliert. Das dient der Sicherheit (Schutz vor Passwort-Ausprobieren), der Nachvollziehbarkeit und der Fehlersuche (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Einträge werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht, es sei denn, ein Sicherheitsvorfall muss noch geklärt werden.
• Einmal-Codes für Passwort-Reset und Zwei-Faktor-Anmeldung werden nur als Hash gespeichert und sind 10 Minuten gültig.
• Kalender-Link (iCal): Wenn du ihn erstellst, speichern wir nur einen Hash des geheimen Links. Du kannst ihn jederzeit im Profil neu erzeugen. Der alte Link funktioniert dann nicht mehr.

8. Benachrichtigungen über Telegram (freiwillig)

Wenn du im Profil Telegram-Benachrichtigungen aktivierst und dein Telegram-Konto verknüpfst, speichern wir deine Telegram-Chat-ID. Darüber schicken wir dir Hinweise auf fehlende Einsatzberichte, Fristen-Erinnerungen sowie Codes für Passwort-Reset und Zwei-Faktor-Anmeldung. Die Nachrichten laufen über den Dienst Telegram (Telegram Messenger Inc.). Dabei werden Daten auch außerhalb der EU verarbeitet, ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission liegt dafür nicht vor. Es gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von Telegram.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du kannst sie jederzeit widerrufen: Im Profil oder mit /stop an den Bot beendest du die Benachrichtigungen. Die Chat-ID bleibt danach verknüpft, damit Codes für Passwort-Reset und Zwei-Faktor-Anmeldung weiter zugestellt werden können. Soll die Verknüpfung vollständig gelöscht werden, schreib uns an info@trackdeineneinsatz.de.

9. Kontaktformular und E-Mail

Wenn du uns über das Kontaktformular oder per E-Mail schreibst, verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, optional deine Telefonnummer und deine Nachricht, um die Anfrage zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Wir löschen die Anfrage, sobald sie erledigt ist und keine Aufbewahrungspflichten bestehen. Geschäftliche Korrespondenz zu einem Vertrag bewahren wir bis zu 6 Jahre auf (§ 147 AO, § 257 HGB).

E-Mails werden auf dem Transportweg in der Regel verschlüsselt, auf den beteiligten Mailservern aber meist nicht. Schick uns sensible Angaben deshalb besser nicht per E-Mail.

10. Abo und Zahlungsabwicklung über Mollie

Feuerwehren, die ein kostenpflichtiges Abo abschließen, bezahlen über den Zahlungsdienstleister Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande. Beim Abschluss geben wir Name und E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers, den Betrag und eine interne Kennung der Feuerwehr an Mollie weiter. Die Zahlungsdaten (z. B. Kartennummer oder IBAN) gibst du direkt bei Mollie ein. Wir erhalten sie nicht und speichern nur Mollie-Kennungen, Beträge, Zahlungsart und Zahlungsstatus. Es gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von Mollie.

Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unsere gesetzliche Aufbewahrungspflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Zahlungs- und Buchungsbelege bewahren wir 8 Jahre auf, Bücher und Aufzeichnungen 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG).

11. Eingebundene Skripte (jsDelivr)

Einige Seiten laden Programmbibliotheken (Alpine.js, Chart.js) über das Content Delivery Network jsDelivr. Dabei überträgt dein Browser deine IP-Adresse und technische Daten an die Server des CDN. Das geschieht, damit die Seiten schnell und zuverlässig funktionieren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

12. Datensicherung

Die Datenbank wird täglich verschlüsselt (AES-256) gesichert. Sicherungen werden nach 14 Tagen gelöscht. Gelöschte Daten können bis dahin noch in einer Sicherung enthalten sein.

13. Empfänger

Innerhalb der Anwendung sehen nur Mitglieder deiner Feuerwehr deine Daten, und zwar nur in dem Umfang, den ihre Rechte erlauben (z. B. Führungskräfte deines Löschbezirks). Darüber hinaus geben wir Daten nur an die oben genannten Dienstleister (Hosting, Telegram, Mollie) weiter oder wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Wir verkaufen keine Daten.

14. Wie lange wir Daten speichern

Wir löschen Daten, sobald sie für ihren Zweck nicht mehr nötig sind oder du eine Einwilligung widerrufst, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht. Die Fristen zu den einzelnen Verarbeitungen stehen in den Abschnitten oben. Für die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gilt:

• 10 Jahre: Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB)
• 8 Jahre: Buchungsbelege wie Rechnungen und Zahlungsbelege (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO, § 14b UStG, § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB)
• 6 Jahre: sonstige Geschäftsunterlagen und geschäftliche Korrespondenz (§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, 5 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3 HGB)
• 3 Jahre: Daten, die wir zur Abwehr oder Durchsetzung vertraglicher Ansprüche brauchen, entsprechend der regelmäßigen Verjährung (§§ 195, 199 BGB)

Diese Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Vertrag endet oder der Beleg entstanden ist.

15. Deine Rechte

Du hast das Recht auf

• Auskunft über deine gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Viele deiner Daten kannst du im Profil selbst einsehen und ändern. Deinen persönlichen Jahresbericht kannst du jederzeit herunterladen. Wende dich für alles Weitere an deine Feuerwehr oder an info@trackdeineneinsatz.de.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel bei der Behörde deines Wohnorts oder bei der für uns zuständigen Behörde: Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland, Fritz-Dobisch-Straße 12, 66111 Saarbrücken.

Neben der DSGVO gelten das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und gegebenenfalls Landesdatenschutzgesetze. Diese enthalten unter anderem Sonderregeln zum Auskunfts- und Löschungsrecht und zur Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten.

16. Sicherheit

Die Verbindung ist per HTTPS verschlüsselt. Passwörter werden nur als Hash gespeichert, Rechte werden bei jeder Anfrage serverseitig geprüft, und Sicherungen sind verschlüsselt.

Siehe auch das Impressum.